2022年廣東檔案專業技術人員繼續教育:狹義的檔案如何分類

狹義的檔案分類指全宗內檔案分類，即檔案整理的分類。
檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。
 
檔案整理的分類原則
以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容，形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規范化，便于檔案的科學管理和開發利用。

檔案整理的分類
原則上各單位設置八個大類，即文書檔案，業務檔案，科技檔案，會計檔案，聲像檔案，電子檔案，實物檔案，圖書資料。
1.文書檔案
文書檔案是機關，團體，企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。
 
2.業務檔案
業務檔案是指公司在經營和管理工作中形成的各種有價值的文件、業務合同等各種有價值的載體。
 
3.會計檔案
會計檔案是指會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。
 
4.科技檔案
科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。科技檔案包括電子檔案、各種含有科學技術各種形式的檔案。
 
5.聲像檔案
聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以音像為主要反映方式，記錄在政治、經濟、科學、技術、文化等各項活動中直接形成的，具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。

6.電子檔案
電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間。
 
7.實物檔案
實物檔案是指具有檔案屬性的實物通過收集整理而轉化成的檔案。實物檔案的歸檔范圍主要包括以下幾類:
1、本單位的集體或個人在各類公務活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等;
2、公務活動中獲贈的紀念品;
3、上級領導知名人士的題詞字畫等;
4、本單位自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品;
5、其它有保存價值的實物。

8.圖書資料
圖書資料是指為了參考的目的而搜集、交流或購置來的材料，供多人瀏覽和使用的信息資源和基礎資源。