2.常規(guī)下行文版頭

    (此版頭形式也稱作“信函格式”，發(fā)文機關(guān)標志下4 mm處印一條上粗下細的紅色雙線，距下頁邊20mm處印一條上細下粗的紅色雙線。在發(fā)文量較大的上層機關(guān)，信函格式有時也用于某些通知、批復(fù)、意見、議案等文種;但無論何機關(guān)，函必須用此版頭。)
(三)、公文主體示意圖

(四)、公文版記示意圖
 

    二、公文格式注意事項指要
    (一)版頭部分
    1.份號、密級和保密期限、緊急程度。①《黨政機關(guān)公文格式》明確了份號的位數(shù)和字號，規(guī)定“一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行”。②黨政機關(guān)公文的密級和保密期限、緊急程度標注位置統(tǒng)一為版心左上角。
    2.發(fā)文機關(guān)標志。①由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加括號標明文種組成的版式已取消，不宜再使用。②發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至版心上邊緣為80mm的版式也已取消，不宜再使用。
    3.發(fā)文字號。①發(fā)文字號中的括號應(yīng)使用六角括號“〔〕”，而不宜錯用成圓括號“()”、方括號“[]’’或黑方頭括號“【】”。②上行文的發(fā)文字號應(yīng)居左空一字標注，不宜和下行文混淆。
    4.簽發(fā)人。①上行文(包括請示、報告和上行意見)均應(yīng)標注簽發(fā)人，不宜僅請示標注。②“簽發(fā)人”三個字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。③有多個簽發(fā)人時一般每行排兩個姓名，不宜單列豎排。④簽發(fā)人姓名右空一個字。
    (二)主體部分
    1.標題。①標題結(jié)構(gòu)應(yīng)盡量完整，做到“三要素”齊全，不宜隨意省略發(fā)文機關(guān)名稱，更不能沒有狹義法定公文文種(公文處理法規(guī)規(guī)定的文種)。②標題回行時要做到詞意完整，不宜將一個詞拆開分作兩行。③上下行長短要適宜，宜使用梯形或菱形，不使用矩形和上下長中間短的沙漏形。
    2.正文。①結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)執(zhí)行“依次用‘一、’‘(一)’‘1.'‘(1)’標注”的規(guī)定，不宜無端跳級使用。②字體應(yīng)執(zhí)行“第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標注”的規(guī)定，不宜隨意亂用。
    3.附件說明。①在正文下空一行左空兩個字編排“附件”二字，不宜不空行或只標“附”字。②附件順序號用阿拉伯數(shù)字，上下對齊。③附件名稱不用標點符號，回行時與上一行的首字對齊。④在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性公文和報送類公文中，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文和報送件不應(yīng)作為附件處理，文中不宜標注附件說明。
    4.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期。①《黨政機關(guān)公文格式》已作補充規(guī)定，不宜再沿用單一行政機關(guān)行文不署名的做法。②成文日期中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字(年、月、日標全，年份標全稱，月、日不編虛位)，不宜再沿用行政機關(guān)用漢字標注的做法。③加蓋印章的公文，成文日期一般右空四個字編排。
    5.附注。①附注用于標注公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項，居左空兩個字加圓括號編排在成文日期下一行，不宜置于正文后、落款前或成文日期的右下方。②請示宜在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
    6.附件。①附件應(yīng)當另面編排，宜在版記之前，不宜在版記之后。②“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標題居中編排在版心第三行。③附件順序號和附件標題應(yīng)當與附件說明表述一致。④不宜將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文以及報送件誤作附件，而在另面編排時首頁錯誤地標注“附件”二字。
      (三)版記部分
    1.抄送機關(guān)。①主題詞要素已經(jīng)取消，抄送機關(guān)成了版記第一個要素。②抄送機關(guān)用4號仿宋體字，不宜再沿用3號字。③“抄送”二字左空一個字，后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。④抄送機關(guān)之上應(yīng)當加粗橫線。⑤在抄送后不宜贅加早已明文取消的“抄報”“抄發(fā)”。
    2.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。①用4號仿宋體字，不宜再沿用3號字。②編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。③印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字，年份標全稱，月、日不編虛位，后加“印發(fā)”二字。④在版記下面不宜贅加“擬稿xxx，打字xxx，校對xxx，印數(shù)xx份”等非公文格式要素。行文應(yīng)當遵循《發(fā)文稿紙格式》國家標準，已在發(fā)文稿紙中明確責(zé)任的信息不必體現(xiàn)在公文格式上。
    另須說明，頁碼位于版心外，系獨立要素，不屬于版記部分。
    三、公文格式常見錯誤示例
    公文格式常見錯誤，大體有沿用陳規(guī)式和因襲積弊式兩種類型。
    (一)、沿用陳規(guī)式
    沿用陳規(guī)式，即不了解最新規(guī)定而錯誤地沿用已廢止規(guī)定的做法。
    【示例1】沿用發(fā)文機關(guān)名稱加括號標明文種的版式

    點撥矯正:這是1996年發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規(guī)定的一種版式，2012年《黨政機關(guān)公文格式》已將其取消，再使用則是錯誤的。
    【示例2】沿用發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至版心上邊緣80mm的版式

 

    點撥矯正:這是1999年發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》中規(guī)定的上行文版式，2012年《黨政機關(guān)公文格式》已將其取消，再使用則是錯誤的。根據(jù)新規(guī)定，上行文的版頭不再留有80mm空白區(qū)域，無論上行文還是下行文，發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至版心上邊緣均為35mm。另外，此例還有兩點與現(xiàn)行規(guī)定不符:一是黨政機關(guān)公文已將密級和緊急程度標注位置統(tǒng)一在版心左上角，二是簽發(fā)人姓名不宜單列豎排。
    【示例3】主體和版記部分常見錯誤

 

    點撥矯正:不宜沿用2000年發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦I}})和1999年發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》的規(guī)定，此例落款處應(yīng)當署發(fā)文機關(guān)名稱，成文日期應(yīng)當用阿拉伯數(shù)字，版記處應(yīng)當刪去主題詞要素。另外，附件說明標注不當:一是應(yīng)標注在正文下空一行位置，二是序號應(yīng)標注在“附件:”后并上下對齊，三是序號后面的頓號宜改成下腳點(.)，四是附件名稱后面的標點符號宜刪去。可修改為:

    (二)、因襲積弊式
    因襲積弊式，即盲目照搬積久相沿弊病的做法。
    【示例1】(為簡明起見，例中省略了發(fā)文機關(guān)標志等要素。)

    點撥矯正:“方案”不是狹義法定公文文種，不宜直接行文，標題可修改為“XXX關(guān)于印發(fā)集中開展“六打六治”打非治違專項行動實施方案的通知”。
【示例2】

 

    點撥矯正:“辦法”不是狹義法定公文文種，不宜直接行文。另外，標題中缺少發(fā)文機關(guān)名稱，事由表述欠準確。可將標題修改為“XX市委東部新區(qū)工委關(guān)于印發(fā)《在黨風(fēng)廉政建設(shè)中落實工委主體責(zé)任和紀委監(jiān)督責(zé)任實施辦法(試行)》的通知”。根據(jù)公文內(nèi)容，也可修改為“XX市委東部新區(qū)工委關(guān)于在黨風(fēng)廉政建設(shè)中落實工委主體責(zé)任和紀委監(jiān)督責(zé)任的意見”。
【示例3】

    點撥矯正:上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人，發(fā)文字號左空一個字，簽發(fā)人姓名右空一個字。此例混淆了上行文和下行文版式上的區(qū)別。

    點撥矯正:此例混淆了常規(guī)下行文版頭和常規(guī)平行文版頭的區(qū)別，宜改成如下信函格式。
 

點撥矯正:①被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文和報送件不應(yīng)作為附件處理，文中不宜標注附件說明，此例宜將“附件:xxxxx2015年‘安全生產(chǎn)月’活動方案”刪去，另頁左上角也不宜標注“附件:”。②版記位置不當，應(yīng)當移至被印發(fā)文即方案后偶數(shù)頁下方;同時，應(yīng)注意用4號仿宋體字，左右各空一個字。另外，此例標題宜補上發(fā)文機關(guān)名稱，并將矩形改成梯形。
可修改為: