秦始皇統一中國后，就認識到規范公文寫作的重要性，不僅強制實施“書同文”“車同軌”，而且安排專門的官吏教授法令文牘的寫作，重視公文名稱、格式、寫作方法和適用范圍等的統一。劉勰《文心雕龍》更以“章表奏議，經國之樞機”點評公文的重要性。自新中國成立以來，我國多次修訂公文處理法規。為統一黨政機關公文處理工作，2012年4月16日，中辦、國辦聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)，同時廢止了1996年中辦印發的《中國共產黨機關公文處理條例》和2000年國務院印發的《國家行政機關公文處理辦法》。《條例》的頒布施行，意味著我國結束了黨政兩套公文系統各行其文的歷史，對推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化有著重要意義。然而，在《條例》實施的五年時間里，上至政府部門下至企事業單位、社會團體，行文中文種誤用錯用的問題頻頻出現、處處可見，這必須引起重視。
    一、常見公文文種的誤用
    （一）“函代請示”“函代批復”
    《條例》規定，函“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。根據語法分析，后面部分“請求批準和答復審批事項”行為是從屬于“不相隸屬機關之間”的，正常的行文方式應該是“函來函往”。同樣，“下請上復”是黨政機關公文處理應該遵循的基本規則。下級黨委政府遞交請示，上級黨委政府就應該給子批復。但在實際工作中，很多行文機構容易犯“全稱肯定判斷謂項周延”的邏輯錯誤，凡上級黨委政府辦公廳(室）與下級黨委政府這種沒有隸屬關系的單位之間行文，就應該是“函代請示”或“函代批復”。
    （二）通知、公告、通告亂用
    《條例》規定，公告“用于向國內外宣布重要事項或法定事項”，通告則“適用于一定范圍內公布應當遵循或者周知的事項”，如果簡單地將“公告”理解為“向公眾告知相關事項”，就很容易誤用錯用。
    比如，一些高校門口貼出“公告”，要求教職員工、社會人員將車輛停放在指定地點。車輛停放確實涉及校內外人員，但是此內容不屬于向國內外宣布重要事項或法定事項，所以用“通告”比較適宜。若僅只對校內各部門提出車輛停放要求，也可用“通知”文種。此外，網絡、電視、廣播、報刊上的“道路施工公告”“貨車限行路線區域公告”"xx某小區停水、停電公告”等，同樣存在著文種的誤用問題。還有些社會團體和組織用“通告”來告知職工體檢事項及要求，參加體檢的全部是在編職工，他們隸屬于單位中的各個部門，這是在向下行文，正確的文種應該用“通知”。通知一般面向單位內部發布事項，不對外公開:而通告所告知的內容則更加開放。
    (三)通知、通報誤用
    《條例》規定，通報“適用于表彰先進、批評錯誤”，一些高層機關據此認為“通知”層級比“通報”高，適宜用來表彰先進，所以多用“通報”來批評錯誤，用通知來表彰先進，久而久之，就形成了一種思維定勢。按照《條例》規定，“通報”與“通知”在時效性、適用范圍上有明顯不同。“通知”的事實尚未發生，而“通報”則以事實為前提。“通報”不像“通知”那樣以具體的任務、詳細的要求和有關規則來指導和推動工作，而是用典烈事例、有關情況來傳達意圖，啟發教育有關人員，指導有關方面的工作。
    (四）請小、報告混用或并用
    凡需要上級解決問題，有些單位領導就習慣性地要求文書人員“向上級機關打個報告”，或錯把“報告”當成“請示”，將報告和請示混淆使用，以至于有些公文標題中的文種是報告正文談的卻是請示事項，有些標題中的文種是請示正文卻是向上級匯報工作。
    在公文處理中，還存在“請示報告”“意見報告”并用的問題，如“xxx關于做好xxx工作的請示報告”。這種公文呈送到上級機關，經辦人員往往很難處理，既有失規范又延誤了工作。
    二、公文文種誤用原因探究
    （一）公文文種歷史沿革
    我們試以“函”適用范圍的演變來探究“函代請示”或“函代批復”現象出現的原因。
    雖然“函”適用范圍的歷史沿革比較復雜，但是，在現代文書處理工作中，凡平行機關之間行文就用“請示”代“函”或以“批復”代“函”顯然是不規范的。無論是領導還是文書人員，都應該認真執行《條例》的規定，“請示”應當向直屬的上級機關或有業務指導關系的上級主管業務部門報送，而不能向平行機關或不相隸屬的機關報送（應當用“函’)。業務主管部門在答復來自平行機關或不相隸屬機關的審批事項時，應當用“函”，而不應想當然地按照思維定勢使用“批復”。
    (二）《條例》中不同文種有交叉使用功能 
   《條例》中明確的決議、決定、命令（令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函和紀要15個文種，有不少具有交叉適用功能，這給正確選用文種造成了極大的困擾。
    學界對《條例》中不同文種承擔相似功能