依據《黨政機關公文處理工作條例》(下簡稱《條例》的規定，附件“是指公文正文的說明、補充或者參考資料”。附件并不是每份公文都有。附件對正文內容起著重要說明、補充或者引證參考的功能，對加強今后的理解十分必要，是貫徹執行環節不可缺少的構成部分。因此，在實際擬制過程中必須注意講究規范，確保不出現差錯。
    從實踐來看，目前對于公文附件的擬制和使用存在著以下兒個方面的問題:
    一、將“附件”與“附件說明”和“附注”混為一談
    這3個要素均是公文主體部分的格式項目，但各自的含義和用途有所不同。按照《黨政機關公文格式》<GB/T9704-201(下簡稱《格式》)的規定，公文如有附件，要在正文下一行左空2字處標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱，附件后不加標點符號。附件如有多份，要用阿拉伯數字編序號。總之，“附件說明”是附件這一公文格式項目要素的標識問題。“附件”則是指公文主件所應附的公文附件，即實質上的附件。公文的附件是正文內容的組成部分，與公文正文具有同等效力。“附注”則一般是指對公文的閱讀傳達范圍，使用時需要注意的事項加以說明的文字，如“此件發至縣團級”“此件可見報”“此件可登黨刊”等，它通常標識于成文日期的左下方。附注不是對公文內容作出的解釋和注釋，對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內括號或句外括號的方法加以解決。為此，使用附注時要加以注意。
    二、附件位置及裝訂方式不正確
    附件主要包括與公文正文內容相關的文字材料、數據、名單、圖表、圖形等，這些內容如果穿插在公文正文中往往容易隔斷公文前后意思的聯系而造成閱讀上的不便，在這種情況下需要將其從公文正文中抽出來而作為公文的附件單獨表述，這樣既可以補充完善正文，又可使正文的內容簡潔連貫。那么，附件應當處在公文的什么位置呢?根據《格式》國家標準的規定，附件應當置于正文之后、版記之前，并與主件一起裝訂。而且公文的附件需要另面編排，也就是說無論前一面留有多少空白，都需要另起一面。實踐中不少機關把公文的版記置于公文主件之后、附件之前，形成主附分離，這是不正確的。也就是說，無論附件的頁數有多少，都一定要置于版記的前面，并且無極特殊情況要與主件一起裝訂。這是在實際操作中容易被忽略的一點。如果在版記之后編排裝訂附件，由于版記是公文結束的標志，附件就不能視為公文的組成部分了。
    三、附件的標識方法不合規范
    按照規定，附件要另起一面單獨編排，具體的編排方法是:首先要在版心左上角第一行頂格編排“附件”二字，使用3號黑體字，如果有多個附件，后面必須緊跟附件順序號，順序號后無需加冒號。附件標題編排在首頁第三行居中位置，附件序號和附件標題必須與附件說明中的內容完全一致。附件標題以及附件中行、字、段落等的編排與主體部分相應格式要素的要求完全一致。在具體行文過程中我們發現有的機關或單位的公文附件沒有另面編排，而是直接印制在“生效標志”之后:有的在附件的左上角遺漏“附件”二字，即使有也不是使用3號黑體字，而是仿宋體字:或者當有多個附件時，附件順序號使用漢字數字并加注冒號，這些顯然都是不規范的做法。
    四、采用復體行文方式時對“附件”的理角失之偏頗
    在公文處理實踐中，有一種復體行文的方式，其表現形式是“以文載文”“文后有文”�！稐l例》中規定的15個法定公文文種，由于它們是黨和國家公文法規中明確規定使用的，因此具有相應的法律地位，可以單獨行文。而在機關單位的行文實踐中，除了這15個法定文種以外，還有一個相當龐大的文書組群，包括計劃體公文如綱要、規劃、方案、安排、設想、打算、預案等:總結體公文，包括總結、調查報告、典烈材料、述職報告、述廉報告等:法規體公文，包括章程、條例、規定、辦法、細則、制度、規程、規范、守則等:禮儀體公文，包括歡迎詞、答謝詞、歡送詞、悼詞、唁電、賀信（詞）等:書信體公文，包括表揚信、感謝信、慰問信、倡議書、公開信、告人民書等;會議體公文，包括開幕詞、主持詞、大會工作報告、閉幕詞、會議簡報等等:憑證體公文，包括典烈材料、組織鑒定、干部人事考察材料、大事記、協議書、合同等。這些文種公文學界一般將其稱為“事務文書”，因為它們不屬于公文法規中所規定的文種范疇，即沒有相應的法律地位，雖然其中很多文種的使用頻率比法定公文文種還要高，但不具有獨立行文的資格，如要行文，必須從15個法定文種中找出一個文種來載運著它行文，此種行文方式即屬于“復體行文”。被找出來的文種稱之為“文件頭”，主要由“報告”(上行時）和“命令（令）”“通知”（下行時）來擔任。過去，人們多數將采用復體行文方式行文的“文件頭”之后所附的“總結”“方案”“領導講話”“條例”“方案”等等稱之為公文的“附件”，這是不盡妥當的。因此批轉、轉發、印發、發布類公文，被批轉、轉發、印發和發布的內容（儲如工作要點、工作總結、實施方案、領導人的講話等）不屬于公文的附件，這樣在公文正文中不能加附件說明，而應直接另面編排，所附內容首頁也不標注“附件”二字，其他格式方面的要求與正文一致。
    五、與正文不一起裝訂時對“附件”的標識不合規范
    如果附件不能與公文正文一起裝訂，按照《格式》規定，則應在附件首頁版心左上角第一行頂格標注公文的發文字號加“附件”二字以及附件的順序號。例如正文中的附件標識為“附件:1.2015年度國家標準制修訂計劃項目”，在與正文不一起裝訂的附件左上角應頂格標注“國標委〔2015] 215號附件1"。在實踐中，有些公文沒有這樣做，而是在附件首頁版心左上角直接寫上附件的名稱，有多個附件時也沒有標注順序號，讓人很難弄清究竟是哪一份文件的附件，給公文的閱讀和使用造成極大不便。
    六、有多個附件時的序號，標點符號以及頁碼的標識不合規范
    按照規定，公文如有附件，一定要在“附件說明”處標注公文附件的順序號和名稱。其位置在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件:1.xxxxx'）；附件名稱后不加標點符號。實踐中，有些公文沒有按照規定去做，比如將附件名稱毫無必要的加上書名號，或者在附件名稱后加冒號抑或句號，或者多個附件的順序號使用漢字數字，所標示附件名稱和實際附件的名稱不完全一致，“附件”二字后邊的冒號和序號位置顛倒。如“附件:1. xxxxx"，卻被標注為“附件1.xxxxx'’或“附件一:xxxxxx"，或者”附件1:xxxxx。”或者“附件:《xxxxx》”等，這些標注方式都是不規范的。另外，當附件名稱字數較多需要回行時，要注意應當與上一行附件名稱的首字對齊。如有些公文是如此排列的:
    附件1.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
    正確的寫法是:
    附件:1.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXXXX
    七、附件與正文一起裝訂時頁碼的標識不合規范
    頁碼是《條例》和《格式》中新增加的格式項目，用以標明公文頁數的順序號。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼，即頁碼只需標識到正文結束的那一頁。同時，當公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。而在實踐中，有些公文卻將附件單獨編排頁碼，這就造成了主件和附件分離的情況，使得附件沒有成為公文的有機組成部分，顯然是不規范的。