公文是黨政機(jī)關(guān)傳遞信息的重要載體，也是 記載機(jī)關(guān)事務(wù)工作的重要檔案資料，做好公文寫 作工作對(duì)于促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)的管理工作至關(guān)重要。 從管理溝通的角度來(lái)看，公文內(nèi)容主要來(lái)源是領(lǐng) 導(dǎo)決策信息，公文寫作的目的是使信息在領(lǐng)導(dǎo)者 和員工之間準(zhǔn)確傳遞。因此，寫好公文不僅僅是 文秘人員的事情，同時(shí)也是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部提出的 要求。

一、公文寫作是對(duì)信息精加工的過程

    公文是黨政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位管理工作的產(chǎn) 物。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)管理工作做出決策時(shí)，往往會(huì)以 公文的形式進(jìn)行傳達(dá)，也就是說這些決策信息需 要由文秘人員以文字形式表達(dá)出來(lái)。文秘人員通 過領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，搜集整理有關(guān)信息，撰寫出包 含領(lǐng)導(dǎo)意圖等相關(guān)信息的文件。然后，這些文件 發(fā)送至接收單位或個(gè)人，并由接收方理解、落實(shí) 或執(zhí)行。同樣，基層的一些信息也會(huì)通過公文的 形式向領(lǐng)導(dǎo)反饋，也需要文秘人員進(jìn)行加工整理。

    簡(jiǎn)潔、明了、準(zhǔn)確是對(duì)公文的基本要求。在 機(jī)關(guān)事務(wù)工作中，往往會(huì)有很多工作信息需要利 用公文來(lái)傳遞，即便是某一方面的單項(xiàng)工作信 息，也需要以精練準(zhǔn)確的文字表達(dá)出來(lái)。這個(gè)過 程是一個(gè)對(duì)信息進(jìn)行整理和深加工的過程，對(duì)領(lǐng) 導(dǎo)干部和文秘人員的邏輯思維能力、信息整理能 力都提出了很高要求。領(lǐng)導(dǎo)干部需要明確提出公文的寫作意圖，文秘人員要大量搜集背景資料， 并從煩瑣復(fù)雜的信息中去偽存真、洞察本質(zhì)，準(zhǔn) 確把握真實(shí)信息。領(lǐng)導(dǎo)干部和文秘人員要一起討 論，對(duì)大量信息快速捕捉，廣泛收集，對(duì)不同時(shí)段繁雜凌亂的信息進(jìn)行篩選、分析、歸納、綜 合，提煉出明確的概念和準(zhǔn)確的結(jié)論，形成嚴(yán)密 的構(gòu)思，撰寫出觀點(diǎn)明確、主題突出、結(jié)構(gòu)嚴(yán) 謹(jǐn)、條理清楚的公文。

二、公文傳遞是信息理解與反饋的雙向過程

    公文寫作是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位信息溝通 的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一方面，領(lǐng)導(dǎo)者的管理決策信 息，需要通過公文向基層員工傳遞，以便得到貫 徹落實(shí)。這些情況常用的公文形式為下行文，如 通知、通報(bào)、決定、批復(fù)等;另一方面，基層存 在的一些信息，如員工對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的理解和執(zhí)行 情況、對(duì)組織發(fā)展的意見建議等，也需要通過公 文的渠道向領(lǐng)導(dǎo)層傳遞，以便為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提 供參考。這時(shí)常用的公文文種為上行文，如報(bào) 告、請(qǐng)示、議案等。此外，在沒有隸屬關(guān)系的單 位之間溝通信息時(shí)，可能會(huì)用到平行行文的形 式，如通告、函等。無(wú)論是上行文、下行文還是 平行文，文件的接收者除了理解消化文件所承載 的信息外，還要對(duì)理解和執(zhí)行情況進(jìn)行反饋。由 此可見，公文信息傳遞的過程其實(shí)是一個(gè)雙向互 動(dòng)的過程，公文寫作環(huán)節(jié)就是促進(jìn)這個(gè)雙向互動(dòng) 過程的重要橋梁和紐帶。

    從文秘人員的角度看，其在公文傳遞過程中 擔(dān)負(fù)著兩方面的重要任務(wù):一是領(lǐng)導(dǎo)者的決策意 圖以及相關(guān)信息傳遞給上下級(jí)或沒有隸屬關(guān)系的 其他單位，二是將上下級(jí)或其他相關(guān)單位的反饋 信息傳遞給本單位的領(lǐng)導(dǎo)者。信息能否在領(lǐng)導(dǎo)決 策者與上下級(jí)或其他單位的信息接收者之間準(zhǔn)確 傳遞，公文寫作工作顯得至關(guān)重要。

    公文寫作在信息傳遞中的重要作用，對(duì)文秘 工作者的素質(zhì)提出了必然要求。在公文寫作中， 大量繁雜無(wú)序的信息需要通過文秘工作人員的 “一支筆”整理提煉成文件來(lái)進(jìn)行傳遞，文秘人員 主動(dòng)參與信息互動(dòng)過程的意識(shí)顯得非常重要。管 理溝通學(xué)認(rèn)為，信息溝通是包括狀況、假設(shè)、意 圖、聽眾、方式、過程、產(chǎn)物、評(píng)價(jià)和反饋的修 辭過程，是一個(gè)涉及思想、信息、情感、態(tài)度或 印象的互動(dòng)過程。公文信息溝通的過程也是如 此，必然會(huì)受到多重因素的影響。在這個(gè)過程 中，文秘人員要充分發(fā)揮自身的積極能動(dòng)作用， 主動(dòng)參與信息互動(dòng)，而不能只做“送信者”或 “傳話筒”。既要主動(dòng)接近領(lǐng)導(dǎo)，理解領(lǐng)導(dǎo)意圖， 準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者的決策信息，又要主動(dòng)深入基 層，加強(qiáng)調(diào)查研究，充分了解基層的實(shí)際情況， 掌握一線第一手資料，更有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策做好 參謀服務(wù)。

三、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于公文寫作責(zé)無(wú)旁貸

    一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，公文寫作是文秘人員的事 I清，于是很多時(shí)候出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)念稿、照本宣 科的情況，還有一些領(lǐng)導(dǎo)干部在傳達(dá)文件精神時(shí) 由于對(duì)文件不熟悉，結(jié)果鬧出了不少笑話。其 實(shí)，公文很重要的一個(gè)作用就是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者的決 策信息，如果領(lǐng)導(dǎo)者決策意圖表達(dá)不明確、不準(zhǔn) 確甚至根本就不表達(dá)，又怎么能要求秘書去寫 出一篇篇主題明確、有血有肉的公文或講話稿 呢，公文寫作為領(lǐng)導(dǎo)管理決策服務(wù)的固有特 征，使得領(lǐng)導(dǎo)者與文秘人員之間必然地形成了 一種密切的指導(dǎo)與被指導(dǎo)、服務(wù)與被服務(wù)的依附 關(guān)系。因此，做好公文寫作工作，領(lǐng)導(dǎo)者責(zé)無(wú) 旁貸。

    在公文寫作過程中，領(lǐng)導(dǎo)者必須從以下方面 做出努力。首先，要明確傳遞決策意圖。決策信 息傳遞準(zhǔn)確是信息接收者理解準(zhǔn)確和執(zhí)行到位的 前提。尤其是對(duì)重大事情的決策，領(lǐng)導(dǎo)者必須明 確表態(tài)，千萬(wàn)不可模棱兩可。要明確告知文秘人 員信息傳遞的意圖和目的，確定到底要向信息接 受者傳遞什么信息，闡釋到什么程度。其次，要 對(duì)文秘人員撰寫公文給予大力指導(dǎo)和幫助。在撰 寫重要文件或講話時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者在給出明確意圖的 同時(shí)，最好能給文秘人員列出提綱，并盡可能地 提供有關(guān)背景材料。必要的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)干部要親 自參與文件起草工作，與文秘人員一起討論問 題、修改草擬的文件，使公文寫作過程成為領(lǐng)導(dǎo) 者與文秘人員進(jìn)行交流信息的互動(dòng)過程，使公文 寫作能最大限度地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖。第三， 領(lǐng)導(dǎo)者要為文秘人員提高水平創(chuàng)造條件。在許多 單位，文秘人員的工作任務(wù)相當(dāng)繁重，而學(xué)習(xí)和 進(jìn)修提高的時(shí)間、機(jī)會(huì)很少。對(duì)此，領(lǐng)導(dǎo)者要有 “磨刀不誤砍柴工”的意識(shí)，努力創(chuàng)造條件，為文 秘人員學(xué)習(xí)交流提供更多的機(jī)會(huì)，不斷提升文秘 人員素質(zhì)，提高公文寫作效率。第四，領(lǐng)導(dǎo)者要 適當(dāng)賦予文秘人員一些旁聽決策討論或代表組織 到基層調(diào)研的權(quán)利，使文秘人員能有更多的機(jī)會(huì) 接觸和了解領(lǐng)導(dǎo)層與基層的情況，為高效公文寫作奠定基礎(chǔ)。

四、文秘人員對(duì)公文寫作要精益求精

    作為公文的創(chuàng)作者，文秘人員肩負(fù)的責(zé)任重大，對(duì)自身素質(zhì)的要求也應(yīng)更高。文秘工作者必須將功夫下在平時(shí)，注重學(xué)習(xí)和積累，夯實(shí)公文寫作基本功，同時(shí)加強(qiáng)調(diào)查研究、掌握全面信息，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖、精確傳遞工作信息，以精益求精的態(tài)度做好公文寫作工作。

    首先，夯實(shí)寫作基本功。要熟悉公文文種，了解公文格式，掌握行文規(guī)范。提高修辭和語(yǔ)言運(yùn)用能力，做到公文寫作主題突出，層次分明，語(yǔ)句通順，用詞準(zhǔn)確，信息豐富，可讀性強(qiáng)。在實(shí)際公文處理工作中，有的公文干澀單調(diào)，內(nèi)容枯燥，使人讀而生厭;有的公文格式混用，報(bào)告與請(qǐng)示不分，通報(bào)與批示同存，該用公函的卻用通知，一些簡(jiǎn)單工作不該行文的卻用紅頭文件行文，造成信息溝通混亂;有的公文詞不達(dá)意，含糊不清，使人對(duì)公文信息產(chǎn)生誤解。這些都是文秘人員文字功底差的具體表現(xiàn)，也是文秘人員應(yīng)該力求避免的現(xiàn)象。

    其次，詳盡占有材料。巧婦難為無(wú)米之炊。 材料是提煉觀點(diǎn)、創(chuàng)作公文的基礎(chǔ)，只有廣泛積累并詳盡地占有各方面材料，寫出的公文才會(huì)信息豐富，內(nèi)容充實(shí)，具有感染力和說服力。要學(xué)習(xí)黨和國(guó)家政策，吃透上級(jí)精神;要學(xué)習(xí)行業(yè)知識(shí)，了解行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì);要熟悉本單位的發(fā)展歷程和文化脈絡(luò)，了解本單位所發(fā)生的重大事件，對(duì)引領(lǐng)單位發(fā)展的指導(dǎo)思想、發(fā)展戰(zhàn)略以及對(duì)單位發(fā)展有重要影響的人和事，要有客觀正確的認(rèn)識(shí)。要以開放的姿態(tài)，接受全面信息;要以深入的調(diào)查研究，了解詳盡信息;要以敏銳的洞察力，捕捉真實(shí)信息。要積極參與信息互動(dòng)，對(duì)上多請(qǐng)示，對(duì)下多調(diào)研，做好承上啟下的信息紐帶，從而獲取更真更全的信息。

    第三，要準(zhǔn)確傳遞信息。公文寫作的目的不僅僅是發(fā)出信息，更重要的是溝通信息。公文寫作工作的效率不在于發(fā)出了多少公文，而在于發(fā)送出去的公文信息有多少被理解、落實(shí)和執(zhí)行。因此，文秘人員必須正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，努力使公文發(fā)出的信息與領(lǐng)導(dǎo)決策意圖相一致，使信息接收者通過閱讀公文所理解到的信息與領(lǐng)導(dǎo)決策的意圖相一致，使反饋到領(lǐng)導(dǎo)者的信息與反饋方的實(shí)際想法相一致，從而真正發(fā)揮公文的效用。

摘自：云南繼續(xù)教育網(wǎng)