發文字號是公文的有機組成部分，是公文的“身份標識”，在文件登記、文件查詢引用、文件歸檔管理等環節都有重要作用，正確編制發文字號很重要。發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。《黨政機關公文格式》(國標GB/T9704-2012)對發文字號中的年份、發文順序號格式、編排均有明確規定，但對于發文機關代字的擬制，則由于各單位實際情況存在差異，難以統一規定，在實際工作中經常出現發文機關代字擬制不規范的現象。本文以中國科學院系統內各單位的發文字號為切入點，探討發文機關代字擬制的規范性問題。

一、發文機關代字存在的問題

目前發文機關代字擬制中存在的問題集中表現在三個方而:

(一)發文機關代字擬制不準確、不完整

發文機關代字擬制不準確、不完整，導致代字脫離了發文機關。發文機關代字是發文機關全稱的高度縮略，因此代字擬制的基本原則是與發文機關保持一致。而二者不一致的情況卻隨處可見:例如中國科學院離退休干部工作局的《關于在全院實施完善共享機制增加離退休經費方案的通知》(離退字〔2014〕1號)，中國科學院重大科技任務局的《關于核查及補充填報A類先導專項管理文件的通知》(重字〔2014]6號)，顯然，以“離退”作為中國科學院離退休干部工作局的代字、以“重”作為中國科學院重大科技任務局的代字，都太過簡化，不能準確、完整代表發文機關。

(二)同一單位的發文機關代字擬制標準模糊

按照公文“統收統發”的要求，機關單位的文件應當由文秘部門或者專人統一管理，發文字號的擬制和編寫應當按照一定的原則統一規范，不能出現由同一單位印發的同一種類的相同承辦部門的公文，使用不一樣的發文機關代字，否則必然會造成混亂，給閱文、收文、辦文帶來某種程度上的困惑。如中國科學院條件保障與財務局的《關于印發<中國科學院所屬單位經濟活動內部控制規范)的通知》，文號為“科發條財字〔2013〕206號”，而同是中國科學院條件保障與財務局的《關于印發<中國科學院野外科學考察等特殊科研活動經費支出管理辦法(試行))的通知》，文號卻是“條財字〔2014〕33號”。凡此種種，不勝枚舉。

(三)發文機關代字中嵌字雜亂

“嵌字”指的是發文機關代字中，非發文機關全稱關涉的、由發文機關根據一定規定或使用原則“鑲嵌”在發文機關代字中的某些特定字，常見的有“發”“字”“函”“復”，以及承辦/主辦部門或公文內容代字等。由于沒有明確的規定可參考，對嵌字的理解存在較大的差異，因此使用也比較混亂，有的學者認為嵌字并無實際意義，建議能不用則不用，盡可能簡化機關代字;有的人則呼吁相關部門盡快出臺有關規定，對嵌字如何使用作出明確規定。

二、對發文機關代字擬制的探討

(一)發文機關代字擬制的基本原則

1.準確性和概括性

發文機關代字首先要求能夠代表發文機關，因此要有準確性，不能似是而非，不能與其他單位混淆，盡量選取代表性、標識性強的字詞作為本單位的發文機關代字。同時還應當遵從概括性的原則，不能一味追求準確而忽略簡潔，在不產生歧義、不造成誤解或者影響語言美感的基礎上，簡明概括。

2.繼承性和發展性

繼承性和發展性意在長期保持一個單位發文機關代字的規范和統一，雖然隨著認識的不斷深入和實踐的不斷發展，中辦、國辦出臺的公文管理辦法與標準不斷更新、不斷完善，但其間的繼承性和持續發展性是顯而易見的，任何新的規定都是立足于歷史同時結合現實產生的。發文機關代字的擬制也應當堅持和秉承這樣的原則，從而保障公文處理工作的前后銜接、規范統一。

3.實用性和可操作性

發文字號在公文管理中有重要意義，為公文的登記、統計、提示、引用、查詢、歸檔和再利用等工作提供了準確依據，因此發文字號的編制，尤其是發文機關代字的擬制要堅持實用性和可操作性原則，公文管理部門應根據有關辦法和標準，明確本單位發文機關代字擬制編寫的基本原則，并一以貫之，凸顯、實現發文機關代字的實用功能。

(二)嵌字的規范使用

1、嵌字的使用現狀

根據目前常見的嵌字和對其主流認識，可分為三類:一是代表行文方向的“發”“復”“呈”“報”等。一般以“發”“復”為下行文嵌字代表，“發”意義寬泛，適用于各種下行文，“復”則一般常見于上級對下級的批復。“呈”“報”均為上行文嵌字代表。二是承辦/主辦部門代字或公文內容代字，根據公文承辦/主辦部門不同，科研院所常用“辦”(辦公室)、“人”(人事部門） ,“財”(財務部門)、“資”(資產部門)、“基”(基建部門)、“科”(科研部門)、“研”(研究生管理部門)等字。根據公文內容不同，常用“任”(人事任免)、“教”(教育教學)、“學位”(學位授予）等字。當然這兩者并不能完全區分開來，一般承辦/主辦部門代字也可理解為公文內容代字。三是“函”“字”“明電”等專用詞，“函”表示此公文的文種為函件或者是以信函格式流轉的一般事務的專發性通知、批復等。“字”一般認為多用于具體事務、職能型發文，或與“發”配合使用，跟在公文內容代字之后。“明電”主要用于明傳電報。

2、規范使用嵌字的探討

要在堅持發文機關代字擬制基本原則的前提下，探討嵌字的規范使用，確保發文機關標志、發文機關代字、發文機關署名三者的一致性。明確以上原則后我們再來逐一探討以上幾類嵌字的使用。

關于行文方向代字:公文的行文方向可以從公文的文種或標題一目了然地獲取。根據概括性的原則，為簡潔明了起見，一般不建議在發文機關代字中加行文方向代字。但如果發文機關代字只有一個字，建議使用“發”(下行文且普發性或閱知范圍較大的文件)或“字”(具體事務性或職能型發文)字，而且如果使用，應堅持繼承性和發展性的原則，同類文件統一使用。其他行文方向嵌字均不建議使用。

關于公文內容代字(包括承辦/主辦部門代字)，用或不用各有利弊。用的話可以提高文件的針對性，使收文人或者檢索人一望即知其內容類別，便于管理和檢索利用，弊端則在于會造成發文機關代字較長，不夠簡潔明了。不用則利弊反之。在發文機關代字中加上公文內容代字需要注意的是，必須堅持發文機關標志、發文機關代字與發文機關署名三者的一致性，不能簡單將內容代字直接加在機關代字后而，否則容易造成內容代字與部門代字混淆，給閱文人造成發文機關為某單位某部門的誤解，例如，中國科學院蘭州分院人事人才工作類文件，發文機關代字為“科蘭發人字”，用“發”將發文機關與內容代字隔開，保持了三者的吻合性，反之如直接用“科蘭人”，從發文機關代字來看發文機關似乎為蘭州分院人事工作管理部門，給閱文人造成了不必要的誤解，也影響了三要素的一致性。

關于專用詞:如發文機關代字中加上內容代字，需要用“發”將機關名稱與內容代字隔開時，應在內容代字后而加上“字”。在其他情況下，為簡潔概括起見，一般不建議加“字”。如:“函”“明電”使用情況較為明確，不存在太多的爭議。需要說明的是一般“函”直接加在機關名稱后，無需與“發”“字”配合使用，而“明電”則常與“發”一起使用，例如國務院和國務院辦公廳對沒有直接隸屬關系單位的批復常用“國函”和“國辦函”，國務院和國務院辦公廳的明傳電報分別為“國發明電”和“國辦發明電”。

總之，公文處理的規范化在于每一個細小的環節，以上探討和建議是建立在感性認識和理性思索的基礎上的，管窺蠡測，一家之言，旨在為公文處理的科學化和規范性提供更多的思考和參考。