在公文的制發工作中，經常遇到使用專屬名詞的全稱、簡稱和統稱的問題，正確且準確地使用全稱、簡稱、統稱，是發揮公文執行效力的重要前提。如果使用簡稱、統稱不正確或者表述不準確，就會造成混亂，影響公文的正常運轉。
    全稱，顧名思義，是指權威機構認定的最標準、最原始的名稱，如:“中華人民共和國住房和城鄉建設部”就是法定全稱。簡稱，是相對于全稱而言的，通常一個專屬名詞字數較多時，可以進行減縮，以達到簡潔明了的效果，如:“中華人民共和國住房和城鄉建設部”可簡稱為“住建部”。統稱，是一個集合概念，對具有相同屬性的多個元素進行歸類，形成約定俗成的統稱，如:“各市人民政府”“市政府各部門”“有關重點企業”等。
    現將公文制發中經常遇到的簡稱、統稱使用問題舉例分析如下:
    一、主送機關中的簡稱、統稱
    主送機關是公文主體部分的第一個要素，也稱“抬頭”。抬頭的基本要求就是準確、規范、簡潔。《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》中明確規定，“主送機關，公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類機關統稱。”從《條例》對主送機關的規定來看，表述的方式有三:一是使用機關的全稱;二是使用機關的規范化簡稱;三是使用同類機關統稱。其中前兩種方式都是針對“單個”機關而言的，第三種方式主要是針對兩個以上機關而言的。公文制發者要視具體情況靈活把握。
    一般來說，機關全稱的使用，要以機構編制部門核準的名稱為準，一般都與機關的印章名稱保持一致。比如:“中華人民共和國教育部”“山東省人民政府辦公廳”“濰坊市住房和城鄉建設局”等。上行文一般都是單頭主送，所以主送機關名稱要用機關的全稱;下行文的送達范圍較廣，主送機關一般較多，主送機關名稱則一般使用全稱或統稱。寫作中使用全稱時，一般都比較規范，不易出錯。而簡稱、統稱的使用容易出現問題，需引起注意。
    (一)、簡稱的使用。下行文的主送機關較多(三個以上)，又難以用統稱的時候，一般用機關的規范化簡稱。在使用機關的簡稱時要注意以下三點:
    一、是使用機關的簡稱要規范。應以同級機構編制部門核準的機關規范化簡稱為準，不能隨意簡省。比如“人力資源和社會保障局”在不同的省市，可能公布的簡稱不一樣，有的簡稱為“人社局”，有的則簡稱為“人保局”，還有的簡稱為“人勞局”。
    二、是使用機關的簡稱要注明級別。一定要帶上標志機關級別的“省”“市”等字樣，如若不然，則容易造成混亂。比如，各級都習慣將“發展和改革委”簡稱為“發改委”，如果不標注標志級別的字樣，就難以區分是“國家發改委”“省發改委”，還是“市發改委”。
    三、是注意簡稱與統稱的區別。如果連續排列幾個同級機關的簡稱，應當逐個標注“省”“市”等標志級別的字樣。不能只在第一個機關前而標注“省”“市”等標志級別字樣，用一個標志級別的字樣統領后而的簡稱是不嚴謹的，容易與統稱造成混亂。如果是部門聯合下行文，主送對應下級部門，可共用一個標志級別的字樣，但其級別字樣前應加“各”。如:省公安廳、教育廳、民政廳聯合下行文，主送機關可擬寫為:“各市公安局、教育局、民政局”，此時用的是統稱，并非是簡稱。
    (二)、統稱的使用。當主送機關中同類機關的個數超過三個時，一般使用同類機關統稱。這里的主送機關包括機關、部門、單位、人民團體、企業等。就目前使用情況看，對統稱的使用，各地都沿用各自的習慣用法，界定不明確，使用較隨意，缺少規范。在主送機關中使用統稱時，要注意區別以下幾個類別:
    1．機關。通常指國家機關，是指國家為行使其職能而設立的各種機構，是專司國家權力和國家管理職能的組織。包括中央和地方各級組織，具體包括各級權力機關、行政機關、審判機關、檢察機關和軍隊中的各級機關。在我國，中國共產黨是執政黨，憲法明文確定了中國共產黨在國家事務中居于領導一切的地位。因此，從廣義上講，中國共產黨的各級機關應納入國家機關的范圍。
    上行文一般標注單個機關的全稱，下行文可以標注同類機關統稱。比如:某省黨委、政府聯合下發文件，主送機關可以表述為:各市黨委、人民政府;某市政府下發文件，主送機關可表述為:各縣(市、區)人民政府。以上兩例中的“各市黨委、政府”“各縣(市、區)人民政府”就是同級機關的統稱。
    2．部門。《現代漢語詞典》(第6版)中對“部門”的注解是:“組成某一整體的部分或單位。”就國家組織機構來看，部門是一個組織的機構，即統一體下設的若干分支機構或組織。比如，國務院這個最高國家行政機關中，組成部門有25個。省以下各級行政機關也都設組成部門，不同省、市的政府組成部門個數和名稱也不盡相同，但在擬寫主送機關時，一般都表述為:“省政府各部門”或“市政府各部門”。黨委系統的組織、宣傳、統戰等部委也通常稱作“部門”，但在擬寫主送機關時，一般表述為“省委各部委”或“市委各部委”，而不稱呼“各部門”。
    3．單位。單位有廣義和狹義之分。廣義的單位，是“指機關、團體等或屬于一個機關、團體等的各個部門”。(《現代漢語詞典》第6版）常用的表述有直屬單位、下屬單位、事業單位等。狹義的單位是指“事業單位”，一般是指政府直屬事業單位，有時也包含部門所屬事業單位。此外，一些政府的直屬機構，現在一般都統稱到“單位”中去，不再單列。
    4．企業。不論哪一級機關在行文時，都可能遇到主送企業的文件。由于企業既不是“部門”，也不是“單位”，更不是“機關”，所以，在擬寫抬頭時，要將企業單列。比如，市政府辦公室在下發會議通知時，就經常將主送機關表述為:“各縣(市、區)人民政府，市屬各開發區管委會，市政府各部門、單位，各重點企業，各人民團體”。
    5．人民團體。指除政府、政府機構、企業公司和事業單位以外的團體組織總稱。從1949年中華人民共和國成立以后，一直沿用至今。通常是指工會、團委、婦聯、文聯、科協、僑聯、社科聯、貿促會、殘聯、工商聯等群團組織。在擬寫主送機關時，一般將他們統稱為“各人民團體”。
    二、發文機關標志中的簡稱
    發文機關標志就是俗稱的“紅頭”，但電報除外(電報一般用“綠頭”）。《條例》中規定:發文機關標志，由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱，但不能使用發文機關的統稱。
    在聯合行文時，如果并用多個發文機關的名稱作為發文機關標志，需要特別注意以下兩點：
    一、是堅持“一全俱全，一簡俱簡”，力求表述規格一致、使用規范統一。如果使用機關全稱，則全部使用機關全稱，如果使用機關簡稱，要全部使用機關簡稱，一般不要混用。應當將主辦機關的名稱排列在最上而一行。
    二、是逐一標明級別。機關的規范化簡稱都在最前而標注了“省”“市”等標志級別的字樣，因為聯合發文的機關，它們之間可能是不相隸屬的關系，所以在標注聯合行文發文機關標志時不能簡省。如:X市的一份文件的發文機關標志為“X市教育局、X市婦聯、X市公安局”，是規范的。
    三、正文中的簡稱、統稱
    在公文的正文中，經常會用到一些組織、機構或文件的名稱，尤其是一些名稱較長時，在多次引用過程中，如果每次都用全稱，不僅顯得冗長，而且極易出錯。此時最好的辦法就是使用“簡稱”或“統稱”。
    《條例》中明確規定，公文中使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或者其規范化縮寫形式，應當在第一次出現時注明經國家語言文字工作部門或者其他有關部門審定的中文譯名。這里需要重點指出的是，應在第一次出現全稱時標注簡稱，并且一定要規范標注，以免造成后而使用的混亂。一般在全稱的后而加一全角小括號，在小括號內標注:以下簡稱“X  X   X "。如:濰坊市智慧城市建設辦公室(以下簡稱“市智慧辦’)。如果是帶書名號的標題，則直接在小括號內標注:以下簡稱《X X X》。如:《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱《條例加。同時要注意，只要標注了非規范化簡稱的，在此后的引用中，都必須使用已標注的非規范化簡稱，不能再出現全稱或其他非規范化簡稱，簡言之，就是要保持全文的稱呼前后一致、規范統一、準確無誤。
    此外，在公文的正文中如果出現統稱，應當與主送機關中的對應統稱保持一致，不能隨意擴大或縮小范圍，更不能編造其他非規范的統稱。
    總而言之，在公文中使用簡稱、統稱時，一定要讓“閱文者”準確理解其意，萬不可產生歧義。
原文摘自：云南繼續教育網