公文寫作:公文寫作字體字號(hào)格式規(guī)范

公文作為一種格式規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶厥馕姆N，諸多行文細(xì)節(jié)都有詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。這些規(guī)定根據(jù)其類別，大致可以分為定性和定量?jī)纱箢悺９P者通過(guò)梳理《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T 9704-2012)(下簡(jiǎn)稱《格式》)等文件，現(xiàn)就公文格式中部分定量規(guī)定加以總結(jié)提煉，希望能為廣大機(jī)關(guān)文字工作者提供一點(diǎn)參考。
 一、字體字號(hào)“234”
一篇公文中，大多數(shù)人都知道正文使用3號(hào)仿宋字體。但公文除正文外，還有諸多構(gòu)成要素，其字體字號(hào)皆不大相同，故在制發(fā)公文時(shí)很容易出現(xiàn)錯(cuò)用字體種類和大小的情況。其實(shí)《格式》對(duì)公文各要素的文字大小及其種類有著明確規(guī)定(由于《格式》未對(duì)“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”的字體大小作出明確規(guī)定，故本文不對(duì)其進(jìn)行分析），通過(guò)分析，不難發(fā)現(xiàn)一篇完整結(jié)構(gòu)的公文，其字體種類大約有6種類別，字號(hào)大小一般情況下僅有三種尺寸，分別為:2號(hào)、3號(hào)和4號(hào)。公文要素字號(hào)大小具體規(guī)定見下表:

因此，我們只需記住特例，便可一次性理清公文格式中不同要素的字體大小。通過(guò)觀察上表不難發(fā)現(xiàn)，一篇公文中，除標(biāo)題使用2號(hào)字體、版記（抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期）和頁(yè)碼使用4號(hào)字體外，其余文字一般使用3號(hào)字體。如此就很容易區(qū)分開不同要素的字體大小，從而保證公文中字號(hào)不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。
二、頁(yè)邊尺寸“5678"
部分初涉辦公室工作的年輕人在起草公文時(shí)，常常新建一個(gè)word文檔便開始起草文件，其實(shí)word文檔中默認(rèn)的頁(yè)邊尺寸與《格式》的要求相差甚遠(yuǎn)。因此在起草公文時(shí)，個(gè)人建議首先對(duì)頁(yè)邊距進(jìn)行調(diào)整。根據(jù)《格式》要求，公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為:210mm x297 mm。同時(shí)《格式》要求:公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口(左白邊）為28 mm±1mm，版心尺寸為156 mmx225 mm。因此可以很容易算出公文用紙下白邊為35 mm±1 mm、右白邊為26 mm±1 mm。四個(gè)白邊的尺寸從下白邊開始，逆時(shí)針讀數(shù)，分別為35mm、 26mm、 37mm、28 mm，四者的尾數(shù)連起來(lái)剛好就是“5678“，這樣記數(shù)會(huì)容易很多。因此在起草公文時(shí)，應(yīng)該首先在word“頁(yè)面設(shè)置”中選擇“頁(yè)邊距”附簽，將頁(yè)邊距分別改為“上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米”，即可以準(zhǔn)確地將公文的頁(yè)邊距固定下來(lái)。
三、文字磅數(shù)“29, 35"
實(shí)際工作中，筆者經(jīng)常發(fā)現(xiàn)不少同事對(duì)公文的行間距不是很了解，公文正文中經(jīng)常出現(xiàn)26磅、27磅和28磅等種類的行間距。究其原因，一方面是《格式》未對(duì)行間距作出淺顯直白的規(guī)定，另一方面《格式》雖規(guī)定“一般每面排22行，每行排28字，并撐滿版心”，但部分同事未正確設(shè)置頁(yè)邊尺寸，導(dǎo)致出現(xiàn)了不同類型的行間距。其實(shí)《格式》明確指出了一行指一個(gè)漢字的高度加上3號(hào)漢字高度的7/8的距離。3號(hào)字字高約5.54 mm，加上3弓漢字高度的7/8的距離，故一行約等于10.39mm，而1磅約等于0.353 mm。換算成Word文檔中的磅值，正文3號(hào)一字行距為29.4磅，取29磅左右。同理，公文標(biāo)題2號(hào)一字字高約7.7mm，加上3號(hào)漢字高度的7/8，一行約等于12.54mm，換算成Word中的磅值為35.5磅，取35磅即可。通過(guò)試驗(yàn)，我們將正文3號(hào)字的行距設(shè)置為29磅，結(jié)果剛好符合《格式》規(guī)定的“一般每面排22行，每行排28字，并撐滿版心”的要求，證明正文3號(hào)字行距29磅、公文標(biāo)題2號(hào)字行距35磅是比較切合《格式》規(guī)定的。
四、分隔線高“25, 35"
公文中除文字、符號(hào)和數(shù)字外，很容易被人忽略的就是分隔線。完整的公文格式中有兩類分隔線，一是版頭中的分隔線，一是版記中的分隔線，兩條分隔線分別將正文與版頭、正文與版記分隔開來(lái)。其中《格式》對(duì)版記中的分隔線作出了明文規(guī)定，要求版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0.35mm)，中間分隔線用細(xì)線(推薦高度為0.25mm)。所以在繪制好分隔線后，將分隔線的寬度設(shè)置為15.6cm,即可滿足與版心等寬的要求。此外，由于0.35mm ,0.25mm換算成磅數(shù)后分別為1磅和0.7磅，因此將分隔線的粗細(xì)設(shè)置為1磅、0.7磅，便可得到《格式》所推薦的兩種分隔線的高度。
除上文提及的相關(guān)數(shù)字外，公文中涉及數(shù)字的部分還有“版頭的分隔線位于發(fā)文字號(hào)之下4mm的居中處”“頁(yè)碼的左右一字線上距版心下邊緣7mm”等規(guī)定，在此不做闡述。
不可否認(rèn)，公文格式除了上文提及的部分量化規(guī)定外，還有諸多定性的規(guī)定以及細(xì)節(jié)上的規(guī)定。公文寫作人員需要牢記，在公文寫作中認(rèn)真加以區(qū)分，以保證公文在格式上符合《格式》等有關(guān)規(guī)定的要求，從而達(dá)到提升公文的質(zhì)量和水準(zhǔn)的目的。