公文寫作:公文寫作字體字號格式規范

公文作為一種格式規范、結構嚴謹的特殊文種，諸多行文細節都有詳細的標準規定。這些規定根據其類別，大致可以分為定性和定量兩大類。筆者通過梳理《黨政機關公文格式》(GB/T 9704-2012)(下簡稱《格式》)等文件，現就公文格式中部分定量規定加以總結提煉，希望能為廣大機關文字工作者提供一點參考。
 一、字體字號“234”
一篇公文中，大多數人都知道正文使用3號仿宋字體。但公文除正文外，還有諸多構成要素，其字體字號皆不大相同，故在制發公文時很容易出現錯用字體種類和大小的情況。其實《格式》對公文各要素的文字大小及其種類有著明確規定(由于《格式》未對“發文機關標志”的字體大小作出明確規定，故本文不對其進行分析），通過分析，不難發現一篇完整結構的公文，其字體種類大約有6種類別，字號大小一般情況下僅有三種尺寸，分別為:2號、3號和4號。公文要素字號大小具體規定見下表:

因此，我們只需記住特例，便可一次性理清公文格式中不同要素的字體大小。通過觀察上表不難發現，一篇公文中，除標題使用2號字體、版記（抄送機關、印發機關和印發日期）和頁碼使用4號字體外，其余文字一般使用3號字體。如此就很容易區分開不同要素的字體大小，從而保證公文中字號不會出現錯誤。
二、頁邊尺寸“5678"
部分初涉辦公室工作的年輕人在起草公文時，常常新建一個word文檔便開始起草文件，其實word文檔中默認的頁邊尺寸與《格式》的要求相差甚遠。因此在起草公文時，個人建議首先對頁邊距進行調整。根據《格式》要求，公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為:210mm x297 mm。同時《格式》要求:公文用紙天頭（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口(左白邊）為28 mm±1mm，版心尺寸為156 mmx225 mm。因此可以很容易算出公文用紙下白邊為35 mm±1 mm、右白邊為26 mm±1 mm。四個白邊的尺寸從下白邊開始，逆時針讀數，分別為35mm、 26mm、 37mm、28 mm，四者的尾數連起來剛好就是“5678“，這樣記數會容易很多。因此在起草公文時，應該首先在word“頁面設置”中選擇“頁邊距”附簽，將頁邊距分別改為“上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米”，即可以準確地將公文的頁邊距固定下來。
三、文字磅數“29, 35"
實際工作中，筆者經常發現不少同事對公文的行間距不是很了解，公文正文中經常出現26磅、27磅和28磅等種類的行間距。究其原因，一方面是《格式》未對行間距作出淺顯直白的規定，另一方面《格式》雖規定“一般每面排22行，每行排28字，并撐滿版心”，但部分同事未正確設置頁邊尺寸，導致出現了不同類型的行間距。其實《格式》明確指出了一行指一個漢字的高度加上3號漢字高度的7/8的距離。3號字字高約5.54 mm，加上3弓漢字高度的7/8的距離，故一行約等于10.39mm，而1磅約等于0.353 mm。換算成Word文檔中的磅值，正文3號一字行距為29.4磅，取29磅左右。同理，公文標題2號一字字高約7.7mm，加上3號漢字高度的7/8，一行約等于12.54mm，換算成Word中的磅值為35.5磅，取35磅即可。通過試驗，我們將正文3號字的行距設置為29磅，結果剛好符合《格式》規定的“一般每面排22行，每行排28字，并撐滿版心”的要求，證明正文3號字行距29磅、公文標題2號字行距35磅是比較切合《格式》規定的。
四、分隔線高“25, 35"
公文中除文字、符號和數字外，很容易被人忽略的就是分隔線。完整的公文格式中有兩類分隔線，一是版頭中的分隔線，一是版記中的分隔線，兩條分隔線分別將正文與版頭、正文與版記分隔開來。其中《格式》對版記中的分隔線作出了明文規定，要求版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0.35mm)，中間分隔線用細線(推薦高度為0.25mm)。所以在繪制好分隔線后，將分隔線的寬度設置為15.6cm,即可滿足與版心等寬的要求。此外，由于0.35mm ,0.25mm換算成磅數后分別為1磅和0.7磅，因此將分隔線的粗細設置為1磅、0.7磅，便可得到《格式》所推薦的兩種分隔線的高度。
除上文提及的相關數字外，公文中涉及數字的部分還有“版頭的分隔線位于發文字號之下4mm的居中處”“頁碼的左右一字線上距版心下邊緣7mm”等規定，在此不做闡述。
不可否認，公文格式除了上文提及的部分量化規定外，還有諸多定性的規定以及細節上的規定。公文寫作人員需要牢記，在公文寫作中認真加以區分，以保證公文在格式上符合《格式》等有關規定的要求，從而達到提升公文的質量和水準的目的。